Back to Kompasiana
Artikel

Edukasi

Fury Ayunindya

calm,moody,simple

Aplikasi e-Arsip dalam Pemerintahan

OPINI | 12 March 2013 | 00:19 Dibaca: 660   Komentar: 0   0

Banyaknya jumlah dokumen dan surat penting yang dibuat dalam kegiatan administrasi perkantoran seringkali memicu suatu masalah. Permasalahan-permasalahan yang sering terjadi ini karena lemahnya pengarsipan dokumen. Berkas-berkas penting sering kali rusak bahkan hilang ketika disimpan dalam suatu ruang penyimpanan. Solusi untuk permasalahan-permasalahan ini sebenarnya sederhana saja, yaitu cukup dengan mengelolanya dengan baik. Bahkan karena pentingnya kearsipan, pemerintah mengeluarkan kebijakan tentang kearsipan diantaranya:

1. UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

2. UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

3. Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.

Dalam Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang dimaksud arsip adalah “rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.”

Ada banyak sekali manfaat yang dapat kita rasakan jika arsip terkelola dengan baik, diantaranya: Pertama, sebagai sumber informasi instansi yang bisa dijadikan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan. Kedua, sebagai sumber informasi yang akurat. Maksudnya adalah ketika arsip dikelola dengan baik maka informasi yang didapatkan juga sifatnya terpercaya dan dapat dibuktikan. Ketiga, memudahkan penemuan berkas-berkas ketika dibutuhkan kembali.

Kemajuan teknologi pada era globalisasi ini menuntut banyak pihak untuk memanfaatkan teknologi dalam segala aspek kehidupan, termasuk dalam pengelolaan kearsipan. Seiring perkembangan teknologi tersebut kemudian sebuah Sistem Informasi Kearsipan (e-Arsip) hadir dalam mengupayakan pengelolaan pengarsipan secara elektronik. Di bawah naungan Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia, e-Arsip lahir dan kini banyak diaplikasikan untuk memudahkan instansi dalam mengelola hal-hal yang berkaitan dengan kearsipan.

E-Arsip yang berwujud sebuah aplikasi kini sudah banyak digunakan oleh banyak instansi pemerintahan. Hal ini terjadi karena kebutuhan akan kemudahan mengakses dan mengelola dokumen-dokumen mulai dirasa penting. Dalam sistem e-Arsip berkas yang bisa disimpan tidak hanya terbatas dalam bentuk file/dokumen tetapi juga berkas dalam bentuk audio visual, dll. Dengan menerapkan e-Arsip di tiap-tiap instansi pemerintahan, proses administrasi (yang dalam bentuk konkritnya umumnya adalah pengelolaan berkas dan surat penting) menjadi lebih cepat dan mudah. Contoh sederhananya adalah ketika staf pada sebuah instansi membutuhkan nomor surat, maka melalui e-Arsip dengan mudah staf tersebut dapat memperoleh nomor surat tanpa harus melihat pada buku besar penomoran surat.

Pengaplikasian e-Arsip yang termasuk dalam kategori inovasi pemerintahan ini merupakan suatu wujud dukungan bagi terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Dikatakan demikian karena teknologi informasi pada dasarnya memiliki kemampuan meningkatkan kefektifan dan keefisienan dengan sistemnya sendiri. Karena itu, dalam konteks e-Arsip yang merupakan perpaduan antara aktivitas arsip dan penggunaan teknologi informasi diyakini akan mampu menunjang keberhasilan praktik good governance.

Tags:

 
Kompasiana adalah Media Warga. Setiap berita/opini di Kompasiana menjadi tanggung jawab Penulis.
Siapa yang menilai tulisan ini?
    -
Processing data ..
Tulis Tanggapan Anda
Guest User


HEADLINE ARTICLES

‘Gabus Pucung’ Tembus Warisan Kuliner …

Gapey Sandy | | 24 October 2014 | 07:42

Terpaksa Olahraga di KLIA 2 …

Yayat | | 25 October 2014 | 02:17

Ikuti Kompasiana-Bank Indonesia Blog …

Kompasiana | | 02 October 2014 | 10:39

Pengabdi …

Rahab Ganendra | | 24 October 2014 | 22:49

Ikuti Blog Competition dan Nangkring di IIBF …

Kompasiana | | 12 October 2014 | 18:25


TRENDING ARTICLES

Kursi Gubernur Ahok dan Ambisi Mantan Napi …

Zulfikar Akbar | 5 jam lalu

Jangan Musuhi TVOne, Saya Suka Tendangan …

Erwin Alwazir | 6 jam lalu

Jokowi Ajak Sakit-sakit Dulu, Mulai dari …

Rahmad Agus Koto | 6 jam lalu

Gayatri, Mahir Belasan Bahasa? …

Aditya Halim | 10 jam lalu

Romantisme Senja di Inya Lake, Yangon …

Rahmat Hadi | 10 jam lalu


HIGHLIGHT

Tips COD (Cash on Delivery) an untuk Penjual …

Zanno | 11 jam lalu

DICKY, Si Chef Keren dan Belagu IV: Kenapa …

Daniel Hok Lay | 11 jam lalu

Kursi Gubernur Ahok dan Ambisi Mantan Napi …

Zulfikar Akbar | 12 jam lalu

Dosen Muda, Mana Semangatmu? …

Budi Arifvianto | 12 jam lalu

Aku Berteduh di Damai Kasih-Mu …

Puri Areta | 13 jam lalu

Subscribe and Follow Kompasiana: