Back to Kompasiana
Artikel

Edukasi

Fury Ayunindya

calm,moody,simple

Aplikasi e-Arsip dalam Pemerintahan

OPINI | 12 March 2013 | 00:19 Dibaca: 572   Komentar: 0   0

Banyaknya jumlah dokumen dan surat penting yang dibuat dalam kegiatan administrasi perkantoran seringkali memicu suatu masalah. Permasalahan-permasalahan yang sering terjadi ini karena lemahnya pengarsipan dokumen. Berkas-berkas penting sering kali rusak bahkan hilang ketika disimpan dalam suatu ruang penyimpanan. Solusi untuk permasalahan-permasalahan ini sebenarnya sederhana saja, yaitu cukup dengan mengelolanya dengan baik. Bahkan karena pentingnya kearsipan, pemerintah mengeluarkan kebijakan tentang kearsipan diantaranya:

1. UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

2. UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

3. Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.

Dalam Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang dimaksud arsip adalah “rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.”

Ada banyak sekali manfaat yang dapat kita rasakan jika arsip terkelola dengan baik, diantaranya: Pertama, sebagai sumber informasi instansi yang bisa dijadikan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan. Kedua, sebagai sumber informasi yang akurat. Maksudnya adalah ketika arsip dikelola dengan baik maka informasi yang didapatkan juga sifatnya terpercaya dan dapat dibuktikan. Ketiga, memudahkan penemuan berkas-berkas ketika dibutuhkan kembali.

Kemajuan teknologi pada era globalisasi ini menuntut banyak pihak untuk memanfaatkan teknologi dalam segala aspek kehidupan, termasuk dalam pengelolaan kearsipan. Seiring perkembangan teknologi tersebut kemudian sebuah Sistem Informasi Kearsipan (e-Arsip) hadir dalam mengupayakan pengelolaan pengarsipan secara elektronik. Di bawah naungan Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia, e-Arsip lahir dan kini banyak diaplikasikan untuk memudahkan instansi dalam mengelola hal-hal yang berkaitan dengan kearsipan.

E-Arsip yang berwujud sebuah aplikasi kini sudah banyak digunakan oleh banyak instansi pemerintahan. Hal ini terjadi karena kebutuhan akan kemudahan mengakses dan mengelola dokumen-dokumen mulai dirasa penting. Dalam sistem e-Arsip berkas yang bisa disimpan tidak hanya terbatas dalam bentuk file/dokumen tetapi juga berkas dalam bentuk audio visual, dll. Dengan menerapkan e-Arsip di tiap-tiap instansi pemerintahan, proses administrasi (yang dalam bentuk konkritnya umumnya adalah pengelolaan berkas dan surat penting) menjadi lebih cepat dan mudah. Contoh sederhananya adalah ketika staf pada sebuah instansi membutuhkan nomor surat, maka melalui e-Arsip dengan mudah staf tersebut dapat memperoleh nomor surat tanpa harus melihat pada buku besar penomoran surat.

Pengaplikasian e-Arsip yang termasuk dalam kategori inovasi pemerintahan ini merupakan suatu wujud dukungan bagi terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Dikatakan demikian karena teknologi informasi pada dasarnya memiliki kemampuan meningkatkan kefektifan dan keefisienan dengan sistemnya sendiri. Karena itu, dalam konteks e-Arsip yang merupakan perpaduan antara aktivitas arsip dan penggunaan teknologi informasi diyakini akan mampu menunjang keberhasilan praktik good governance.

Tags:

 
Kompasiana adalah Media Warga. Setiap berita/opini di Kompasiana menjadi tanggung jawab Penulis.
Siapa yang menilai tulisan ini?
    -
Processing data ..
Tulis Tanggapan Anda
Guest User


HEADLINE ARTICLES

Generasi ‘Selfie’: Bisakah Diandalkan? …

Fandi Sido | | 17 April 2014 | 11:02

Final BWF World Junior Championship 2014, …

Sahroha Lumbanraja | | 17 April 2014 | 22:38

Di Saat Tidak Ada Lagi yang Peduli dengan …

Thomson Cyrus | | 17 April 2014 | 17:39

Jalur Linggarjati Gunung Ciremai Nan Aduhai …

Agung Sw | | 18 April 2014 | 01:24

Inilah Pemenang Kompasiana - ISIC 2014 Blog …

Kompasiana | | 17 April 2014 | 15:52


TRENDING ARTICLES

Manuver Amien Rais Menjegal Jokowi? …

Pecel Tempe | 7 jam lalu

Jokowi di Demo di ITB, Wajarkah? …

Gunawan | 16 jam lalu

Pernyataan Pedas Jokowi Selama Nyapres …

Mustafa Kamal | 16 jam lalu

Meski Tak Punya Ijin, JIS Berani Menolak …

Ira Oemar | 17 jam lalu

Agar Tidak Menyusahkan di Masa Tua …

Ifani | 17 April 2014 06:59

Ingin menyampaikan pertanyaan, saran atau keluhan?

Subscribe and Follow Kompasiana: